“إذا كان بإمكانك قياستها، فبإمكانك تحسينها.” – بيتر دريكير، محترف في التأليف والإدارة.
مهما كان نوع منتجاتك أو الخدمات التي تقدمها، فإنه من المهم قياس نشاط الموظفين وفاعليتهم بأكبر دقة ممكنة.
ضمان الفاعلية في مكان العمل، يمكن أن يشكل تحدياً، حيث أن إحدى الدراسات التي تم نشرها من مؤسسة جالوب للأبحاث،
اوضحت أن 70% من الموظفين في الولايات المتحدة الأمريكيا مشتتون عن أعمالهم، سواءً بالهواتف الذكية، وسائل التواصل الاجتماعية،
البريد الإلكتروني الشخصي ومتطلبات حياتهم الشخصية، لذلك يجد أغلب الموظفين صعوبة في التركيز والقيام بمهامهم.
نقص الاهتمام هذا يؤدي إلى انتاجٍ منخفضٍ أو متوسطٍ. لذلك اصبح قياس فاعلية الموظفين بدقة، وسيلةً هامة لمعرفة مدى مهارة،
تجاوب وانتاج موظفيك.
القيام بقياساتٍ دقيقة، قد يعني أكثر من مجرد القيام بإحصاء المنتجات المصنوعة والمُباعة، أو الخدمات المُقدمة.
فعاملٌ في مصنع الألعاب قد يُنتج مئة لعبةٍ في اليوم الواحد، ولكن إذا كانت مُعظم هذه الألعاب عاطلةَ أو مُخربةً، فهذا يعني أن
مستوى فاعلية العامل ليس عالياً جداً، حيث أنه يضيع وقت العمل والمواد الأولية.
عندما تقيس فعالية الموظفين، وتناقش نتائجك معهم، فأنت تخبرهم بذلك أنك تتوقع منهم الاهتمام بأعمالهم، وأن يقوموا بأفضل ما يمكنهم،
وأن يعملوا ليحققوا أهدافاً قد تُفيدهم وتفيد الشركة.
بالإضافة لتوضيح كيف يؤدي الموظفون، فإن هذه القياسات تستطيع أن توضح ما الذي يُبطء سير العمل من أذيةٍ للمعدات،
عدم توافر عمليات كافية، تدريبٌ سيء، سوء التواصل ومشاكل أخرى.
ولكن عندما يتم استخدامها بشكلٍ صحيح يمكنها أن تَدل على مدى سير العمل تجاه تحقيق أهداف الشركة.
ما هي أهداف شركتك طويلة وقصيرة الأمد؟ هل تسعى لزيادة الربح، الابتكارات أو حتى الفاعلية؟ هل تريد الدخول إلى أسواقٍ
جديدة لتجلب المزيد من العملاء؟ أم هل تريد أن تزيد من ارتباط الزبائن بشركتك؟
اوضحت الدراسات أن الموظفين الذين يستطيعون أن يروا علاقةً واضحةً بين عملهم وأهداف الشركة، يشعرون بسعدةٍ أكثر
من نظرائهم الذين لا يعلمون كيف يؤثر عملهم على أهداف الشركة.
ومع ذلك فإن احصائيات 2014 توضح أن 40% فقط من الموظفين يعلمون أهداف شركاتهم.
مهم كان هدف شركتك، فمن المهم أن توضحه لموظفيك. ومن المهم أيضاً أن تجد وسيلة قياسٍ توضح مدى مشاركة أعمال
الموظفين في تحقيق أهداف الشركة.
قبل أن تحدد افضل وسائل قياس فاعلية شركتك، قم بتعيين قياسات تحديد الأداء. هذه القياسات تشكل ما يوجه الانتاج، ويشكل السمعة الحسنة لأعمالك.
يجب أن يتم وضع قياسات تحديد الأداء من أهم أهداف أعمالك حصراً، ويجب أن ترتبط بالجوانب التي لديك سيطرة عليها في شركتك.
فإذا كان محلك على سبيل المثال يبع المظلات في قسمٍ مشمسٍ من البلاد، فعليك أن تعلم أن الطقس ليس واحداً من القياسات، لأنك لا تسيطر عليه. ولكن ما تقوم ببيعه هو واحدٌ من القياسات، لذلك يمكنك أن تغير ما تبيعه ليصبح نظاراتٍ شمسية.
ينفذ معظم الموظفين عدة مهام، وبعض هذه المهمات من السهل قياسها مقارنةً بمهماتٍ أخرى. وعند تحديد مدى فاعلية أحد الموظفين،
مع الأخذ بعين الاعتبار العوامل التي تؤثر على المربح، الكلفة عبر الزمن، رأس المال والرضى الوظيفي الاجمالي.
كن منفتحاً لمقارباتٍ مختلفة، وحاول تجربة عدة طرق في أوقاتٍ مختلفة، حتى يتسنى لك معرفة أي وسيلة توصل لأدق المعلومات،
ولتحدد أهم العوامل المتعلقة بأهداف شركتك.
وهنا سنعرض لكم أهم سبعة وسائل لقياس انتاجية الموظفين بدقة:
كي تستخدم وسيلة التنظيم بحسب الأهداف بدقة كاملة، عليك أن تقيس الانتاجية بطريقةٍ توضح مدى فاعلية أعمال الموظف بالمساهمة في أهداف شركتك.
وكي تعمل هذه الوسيلة بنجاح، يجب أن يعلم الموظف الأهداف الشخصية بوضوح، بالإضافة للمعلومات والوسائل التي سيحتاجونها ليحققوا أهدافهم.
فإذا كان هدفك هو زيادة ارتباط المستهلكين بشركتك بنسبة 25% على مرور العام القادم، عليك أن تحدد نوع التدريب الذي
سيخضع له الموظفون حتى يساعدوك في القيام بهذا الهدف.
فحتى يعتمد المستهلكون عليك، يجب أن يقدم موظفك جودة أعلى في خدماتهم. وللتأكد من دقة القياسات، يجب أن يتم تدوين
أعمال الموظفين بدقة، بالإضافة لمعدلات اعتماد المستهلكين الحالية.
يجب أن تكشف التقييمات السنوية، أو النصف سنوية، الانجازات مثل “انخفاض شكوى الزبائن بمقدار 20%” و”القدرة على
أيجاد حلول لمشاكل الزبائن بشكلٍ مستمر”.
يجب أن يلتقي الموظفون مع مدراءهم بفواصل زمنية منتظمة، ليناقشوا مشاكلهم وليعالجوا المشاكل عند حدوثها.
قياس الفاعلية عبر السنة يساعد في زيادة إدراك الموظفين لأهدافهم.
عندها يستطيع تقرير المراجعة السنوي تحديد ما الذي تم تحقيقه بخصوص أهداف الشركة والأهداف الشخصية. وعندها يتم وضع أهداف جديدة للسنة القادمة.
خبير التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعية زاك مانجم التابع لـ (GroSocial) يتفق مع هذه الطريقة. فيعتقد أن الفاعلية يتم قياسها بأفضل ما يمكن من خلال “وضع وتحقق أهداف مشتركة بين المدراء والموظفين”.
الوسائل الكمية تقيس الانتاج عبر عدد المنتجات التي يقوم الموظف بإنتاجها خلال فترةٍ زمنية معينة، خلال ساعة، يوم أو شهر.
هذه الوسيلة يمكن أن تعمل بسهولة بالنسبة للشركات الصغيرة، ولكن حتى لو كنت تدير عملاً كبيراً يمكن لهذه الوسيلة أن توفر عليك الوقت والجهد.
حيث أن الفاعلية يمكن تحديدها بسرعة عبر برامج مخصصة لذلك، أو حتى جداول، حيث تساعد أيضاً في تحديد عدد المنتجات التي يستطيع الموظف الواحد أن يقوم بإنتاجها خلال فترة زمنية محددة. ومن ثم يتم الحصول على المتوسط الحسابي لتحديد متوسط الانتاج أو الخسارة.
بعد ذلك يمكن حساب الناتج من خلال كمية المنتجات، أو عن طريق القيمة المالية للخدمة.
أولاً، قم بتحديد القيمة القاعدية، متوسط عدد ساعات العمل المطلوبة لإنتاج الخدمة أو المنتج الذي تشرف على بيعه ضمن شروط العمل الاعتيادية، عندما يعمل الموظفون بشكلٍ مثالي. بعد ذلك يتم قياس عمل كل موظف في خط الانتاج ومقارنته بالقيمة الوسيطة المثالية للإنتاجية (ولكن التي يمكن تحقيقها).
يجب أن يأخذ هذا النوع من الحسابات في عين الاعتبار مدة الوقت التي يمضيها الموظفون في أنشطة كالتدريب، أو الوقت المنتظر لوصول المواد الأولية، أو حتى لإصلاح المعدات العاطلة والعديد من العوامل الأخرى التي لا يمكنهم السيطرة عليها.
يمكنكم الاطلاع على هذا الرابط من أجل المزيد من المعلومات:
http://smallbusiness.chron.com/measurements-employee-productivity-1227.html
وسيلة الملاحظات الشاملة تستعين بالملاحظات وتعليقات زملاء العمل لقياس فعالية الموظفين، وهذه الوسيلة يمكن استخدامها فقط في حال كان الموظفون في شركتك يحتكون مع بعضهم البعض كثيراً.
في هذه الوسيلة يتم قياس فاعلية الموظف من قبل كل من يتعامل معه ويحتك به خلال يوم العمل، وهذا يشمل الجميع سواءً من هم أعلى أو أدنى من مستواهم الوظيفي. لذلك يجب أن يفهم كافة المُقيمين أهم دور زميلهم، واجباته اليومية، مؤهلاته الرسمية وقدرته على التواصل.
تعمل هذه الوسيلة في الشركات أو المؤسسات الصغيرة حيث يعرف الجميع بعضهم ويتعاملون مع بعض.
الجميع من المدراء وحتى التقنيين وموظفي الاستقبال يقدمون ملاحظاتٍ على مستوى فاعلية الموظف المدروس، نظراً لمدى أدائه واجبه ومساهمته في فاعلية الشركة. اثناء تقييم الفريق، يجب أن يقوم أعضاء الفريق فقط بتقييمه بخصوص مدى مساعدته في الفريق.
لتحقيق أفضل دقة ممكنة، يجب أن يتلقى الموظفون تدريباً يساعدهم في تحديد الطريقة الموضوعية في التقييم. فيجب أن يتعلموا كيف يضعون تقييماً على أداء زميلهم بشكلٍ دقيقٍ وموضوعي، وليس باعتمادهم على أراءهم أو مشاعرهم تجاه زميلهم.
دقة هذه الوسيلة مرتبطة بواقع أنها مأخوذة من العديد من الأشخاص، جميعهم مدربون على التقييم الموضوعي وقادرون على قياس أداء زملائهم فيما يتعلق بأهداف الشركة.
يمكنكم الاطلاع على هذا الرابط من أجل المزيد من المعلومات:
http://smallbusiness.chron.com/examples-employee-performance-measurement-10776.html
يمكن أن يشكل قياس فاعلية المبيعات الممثلة بدقة، تحدياً صعباً. فهنالك العديد من العوامل التي قد تؤثر في المبيعات.
لتقوم بذلك ابدأ بتسجيل النواحي المختلفة المتعلقة بإنتاجيتهم خلال فترة زمنية محددة، قد تشمل هذه الأرقام:
يجب أن يتم تسجيل هذه الأرقام من قِبل كل فردٍ من أفراد فريق المبيعات، إم على جدول أو باستخدام برامج خاصة.
قبل تقييم هذه الأرقام، قم بتعيين مستوى الكمية القاعدية لفاعلية المبيعات التي تناسب حجم عملك، سوقك ومنتجاتك.
قيامك ببعض الأبحاث عن شركات أخرى ناجحة بنفس حجم شركتك وطبيعة مبيعاتها، قد يساعدك كثيراً في تحديد قيمة قاعدة منطقية.
ابقى في ذهنك أن العديد من العوامل ستؤثر على العملية، فعلى سبيل المثال عندما تكون تكلفة مادةٍ ما 3000$ كل
مرة تقوم بتقديمها، في حين أنها تجلب لك 5000$ فإن العمل لا يجلب مربحاً كافياً لك.
بالإضافة لذلك عليك أن تأخذ بعين الاعتبار بعض العناصر الهامة كميلو
النزعات الحالية والتبدلات التي تطرأ على سوقك. قم بتدوين الوقت الذي يستغرقه فريق المبيعات في النشاطات
التي لا ارتباط لها بالبيع، كالتنقل والاجتماعات الداخلية. وربما قد يكونون مشغولين بالتفاوض مع الزبائن الحاليين
حول الشروط الموجودة، ما يؤدي إلى نقصان الوقت المتوافر للحصول على زبائن جدد. قم بأخذ كل ما سبق وكل العوامل ا
لأخرى الهامة بعين الاعتبار، لتحدد مستوى فاعلية موظفي المبيعات بدقة.
يمكنكم الاطلاع على الرابطين من أجل المزيد من المعلومات:
http://www.bizfilings.com/toolkit/news/office-hr/measuring-employee-productivity.aspx
http://salesvue.com/how-do-you-measure-sales-productivity/
بالرغم من أن قياس انتاجية الخدمات قد يكون أكثر صعوبة من قياس المبيعات، إلا أن عملية القياس الدقيقة لا تزال ممكنة.
بعض الأعمال تقوم بقياس الانتاجية من خلال احصاء عدد الخدمات المقدمة أو عدد الزبائن المتعامل معهم في يوم أو ساعة. في حين أن أعمل أخرى تقيس الانتاجية من خلال تحديد سرعة تقديم الخدمة، ملاحظات الزبائن أو من خلال تقييم ذاتي للموظفين أو الأقسام.
بعض الشركات تسجل الوقت الذي يستغرقه الموظف في كل مهمة، ويمكن القيام بهذا إما من خلال استخدام البرامج الصحيحة، والاستعانة بموظفين يقومون بملء المعلومات المخصصة لأوقات المهام.
مراكز الاتصال غالباً ما تستخدم استبيان في نهاية الاتصال لتحدد مدى فاعلية الموظف الذي قام بالإجابة على الاتصال وساعد الزبون في حل مشاكله.
يمكن أن يتم قياس فعالية الموظفين بعدة طرق، نذكر منها:
مهما كانت المعيار الذي قمت باختيارها، قم أولاً بتحديد القيمة القاعدية لخدمة الزبائن في فترة معينة مقابل شروط محددة، ومن ثم حدد فاعلية الموظفين مقارنة بهذه القيمة.
قم بأخذ المشاكل التي تمنع الموظفين من تقديم الخدمات المثالية بعين الاعتبار، وعليك أن تبقي في ذهنك أن بعض جوانب الخدمة
يمكن أن يتم تقديمها أسرع من جوانب أخرى. قم بتحديد العوامل المثالية التي تنطبق على خدماتك، كالجودة، السرعة، اللطف في التعامل،
تكلفة مقابل جودة أو خليط من هذه العوامل.
قم بتعيين العوامل التي يمكنك السيطرة عليها والتي ستخفض من انتاجية الخدمة، كنقص عدد الموظفين وعطل في المعدات.
وربما قد يتأخر موظفوك لأنه يجب عليهم أن يملؤوا بعض الاستمارات بأيديهم إذا لم يكن لديهم معدات قد تساعدهم في تجاوز هذه العملية.
قم بتحديث القيمة القاعدية مرة كل ستة أشهر أو اثنتا عشر شهراً، بحيث أن القيمة الجديدة ستتجاوب مع متغيرات السوق،
وقم بعدها بتقييم الموظفين بناءً على المعايير الجديدة.
يمكنكم الاطلاع على هذا الرابط من أجل المزيد من المعلومات:
http://www.infoentrepreneurs.org/en/guides/measure-performance-and-set-targets/
هذه الوسيلة تحدد فعالية الموظفين من خلال تحديد كيفية استخدامهم لوقت عملهم. يمكن للقياسات دقيقة أن توضح طول الوقت
الذي يتم امضاؤه على تنفيذ إحدى مهمات العمل، بالإضافة لحساب كمية الوقت التي تضيع بسبب إجازات المرض، الاستراحات،
الأحاديث غير المرتبطة بالعمل أو وسائل التواصل الاجتماعي.
بالرغم من أن هذه الوسيلة تساعد الموظفين والمدراء في وضع مخططٍ يحدد طريقةً لتقليل الوقت الضائع، إلا أنه كلما كبر حجم
عملك، كان من الأصعب قياس الوقت بالنسبة للموظفين فردياً.
يمكنكم الاطلاع على المقالة التالية لمزيدٍ من المعلومات:
http://www.hrworld.com/features/16-ways-measure-performance-021908/
هنالك بعض البرامج المفيدة التي تساعد في قياس كم من الوقت يتم امضاؤه في الانتاج. بعض البرامج تحتاج لمعلومات بشكلٍ
يومي من الموظفين، والتي تساعد في تحديد مستوى التقدم في مهمة معينة في العمل، هذا يمنع الموظفين من المماطلة،
ويخلق سجلاً بالطريقة التي جرى العمل فيها.
يمكنك أن تقوم بتجربة مجموعة من البرامج حتى تجد البرنامج الذي يقدم لك ما تريد:
(iDone This) هو برنامج يرسل بريداً إلكترونياً لكل موظفٍ في نهاية يوم العمل، عندها يقوم كل موظفٍ بالرد بما قام بإنجازه في ذلك اليوم، وفي اليوم التالي يستلم الفريق قائمة توضح انجازات بقية الأعضاء، بهذه الوسيلة يتم تعقب عمل كل موظفٍ بطريقةٍ عامة، ما يضمن أنه يضع الموظفين أمام المحاسبة وأن المشروع يتم القيام به بالتساوي.
(Knowledge Sync) هو برنامج أخر لقياس الانتاج، يقوم بإرسال تنبيهات بهدف تنظيم العمل، كالبريد الإلكتروني، الفاكس، التنبيهات النافذية وحتى رسائل هاتفية، عندما يخرج شيئاً ما عن مخطط العمل. هذا قد يتضمن شكاوى الزبائن، فواتير غير مدفوعة، أو تأخر أحد الموظفين في تسليم عمله.
(TimeCorder) هو جهاز محمول يساعد المدير في قياس الوقت الذي يمضيه الموظفون في مهمة معينة، على سبيل المثال الموظف يدخل رقم محدد في الجهاز عندما يبدأ بإجراء اتصالات مع زبائن محتملين، ثم يقوم بإدخال رقم آخر عندما يبدأ بالإجابة على البريد الإلكتروني. يتم بعدها جمع المعلومات لأسابيع عدة ومن ثم يتم تحليل النتيجة، وعندها يمكن للمشرف أو المدير أن يبدي نصائح لتعديل كيف يتم إمضاء الوقت.
(Notworking) يقوم هذا البرنامج بمتابعة كم يمضي موظفوك وقتاً على التويتر، فيسبوك ووسائل التواصل الاجتماعي الأخرى، في حين يقومون بإهمال أعمالهم. يتم تنزيل هذا البرنامج على حاسب الموظف ليسجل الوقت الضائع، ويقوم أيضاً بمتابعة كم كان من الممكن أن يجنيه العمل خلال الوقت الضائع لو كان الموظف يعمل في ذلك الوقت.
يمكن أن يتم استخدام المربح كوسيلة فعالة لقياس فعالية الموظفين .
في الحقيقة، قياس الانتاجية من خلال الربح اصبح أفضل وسيلة لقياس الانتاجية في الأعمال متوسطة الحجم.
فبدلاً من التعامل بالمعلومات التي تتابع إنجار الموظفين فردياً، يتم استخدام هذه الوسيلة والتي تركز على أمرٍ واحدٍ ألا وهو الربح، ويتم أحياناً النظر إلى الأنشطة التي تشغل قسماً كبيراً أيضاً.
هذه الوسيلة تضمن أن وسائل قياس الانتاجية لا تمنع الموظفين من العمل بإبداع، أو إضاعة وقتٍ طويل من وقت الإدارة. كما يقول مستشار الأعمال روجر براين من شركة (RCBryan & Associates): “انتبه للنقود وستجد كافة الأمور تنتظم بمفردها”. كذلك يتفق مايكل هسو، مؤسس شركة (DeepSky) للمحاسبة: “حتى تقيس النتائج، واحدٌ من العوامل التي نتكل عليها هو معدل فاعلية الفريق، فهو يقيس مدى المربح الذي تكسبه الشركة لكل راتبٍ تدفعه. كما أنه أفضل من قياس الربح مقارنة بالزمن، لأننا نريد أن يعمل الفريق بطريقةٍ ذكية، ولا نريده أن يعمل طويلاً”
يمكنكم الاطلاع على المقالة التالية لمزيدٍ من المعلومات:
http://www.allbusiness.com/16-ways-to-measure-employee-productivity/16799830-18.html
المقاولة دورين بلوتش من شركة (Poshly) تفضل أن تقوم بقياس الانتاجية من خلال تحديد ما إذا تم القيام بالعمل الموكل.
فهي تظن أنه بسبب تداخل الحياة الشخصية والمهنية بازدياد، فإنه من الدقيق أن يتم وضع قياسات الانتاجية بالاعتماد على انجاز المهمة “ولا دقيقة يتم امضاؤها في المكتب”.
تتتبع بلوتش الانتاجية من خلال تقسيم العمل إلى مهام منفصلة، ومن ثم يتم تعيين هذه المهام إلى موظفين قادرين على القيام بها. ويستمر هذا العمل حتى ينتهي كل المشروع.
ميجان بيري، المؤسسة شركة (LiftFive) للتواصل الاجتماعي، تتفق أن أفضل وسيلة لقياس الفاعلية، هي عن طريق “متابعة الناتج” والتعامل مع التقدم، بدلاً العادات المتداولة في الأعمال.
هنالك عدد من برامج التي تساعد في قياس الانتاجية مثل (Producteev) و (Atlassian) حيث تساعد المدراء في متابعة المشاريع والمهام.
وبعض البرامج الأخرى تتضمن (Asana) و (Basecamp) التي تقوم بتحديد أهداف المشروع، ثم تحدد مهام المجموعات والأفراد. ومن ثم تقوم بمتابعة انتاجية كل فرد في كل مشروع، مع تدوين الوقت الذي يتم إمضاؤه على مهام مختلفة، ومتى يتم إنهاء كل مهمة.
بالإضافة إلى مراجعة أداء الموظف، قياسات الفاعلية يمكن أن تكون وسيلةً هامة في توعية الموظفين عن مدى مساعدتهم لشركته في تحقيق أهدافها.
قياسات تحديد الفاعلية الدقيقة يمكنها أن تكون وسيلة في ضمان ربح كبير، وزيادة الرضى الوظيفي والاعتراف بإنجازات الأفراد والفرق.
المصادر:
10 حقائق عن تفاعل الموظفين:
http://dailyinfographic.com/10-shocking-statistics-about-employee-engagement-infographic
كشف النقاط الأساسية في التقدير الفعال:
قياس الأداء وتحديد الأهداف:
http://www.infoentrepreneurs.org/en/guides/measure-performance-and-set-targets/
قياس فعالية الموظفين:
http://smallbusiness.chron.com/measurements-employee-productivity-1227.html
أمثلة عن إجراءات أداء الموظفين:
http://smallbusiness.chron.com/examples-employee-performance-measurement-10776.html
كيف تقيس المبيعات و الفاعلية:
http://salesvue.com/how-do-you-measure-sales-productivity/
16 طريقة لتقيس أداء الموظفين:
http://www.hrworld.com/features/16-ways-measure-performance-021908/
أفضل وسائل تحسين الانتاجية:
قياس انتاجية الموظفين:
http://www.bizfilings.com/toolkit/news/office-hr/measuring-employee-productivity.aspx
16 طريقة بسيطة لتقيس وتتابع فاعلية الموظفين:
http://www.allbusiness.com/16-ways-to-measure-employee-productivity/16799830-18.html
