ادارة الفواتير

أهمية الفواتير بالنسبة لمشروعك التجاري ،،

الأنشطة التجارية والمشاريع الناشئة تمر بالعديد من المراحل المُهمة، ابتداءًا من ابتكار فكرة المشروع الأساسية، دراسة الجدوى والتخطيط للمشروع، البدء في تنفيذه، ابتكار واطلاق المُنتجات والخدمات، التسويق لمخرجات المشروع، البيع واستلام المُستحقات، حيث سنركز في هذه المقالة على أهمية الفواتير بالنسبة لك كريادي أعمال أو صاحب نشاط تجاري في تحصيل الدفعات من زبائنك أون لاين.

     ” أستطيع البيع واستلام المُستحقات بدون الحاجة لوثائق مالية قد تُضيع وقتي في تنظيمها وتحريرها ” – صاحب عمل كسول

– عندما تُدرك بأهمية الفواتير على أعمالك التجارية، صورتك أمام الزبون، أثرها على مشروعك على المدى القريب والبعيد، ستمحو المقولة السابقة حتمًا من دماغك.

دعنا الآن نتعرف على أهمية #الفاتورة بالنسبة لنشاطك التجاري، ومن الأطراف المُستفيدة والمتأثرة بتلك الوثيقة المُهمة.

     أولًا : المستهلك أو  المُستفيد.

  • هو كل شخص يقتني الأشياء المُختلفة، يشتري المواد على اختلافها، يستهلك المنتجات الغذائية، ويستفيد من خدمات الشركات والمؤسسات التجارية.

 

     ثانيًا : المورد، الشركة أو التاجر

  • هو من ينتج أو يبيع أو يعيد بيع أو توزيع السلع والخدمات والمنتجات، ويقوم بعرضها على المُستهلكين ، أو الفئات المُستهدفة من الخدمات التي يقدمها على اختلافها في عالم الريادة والأعمال.

 

      هناك جهات أخرى تستفيد من الفاتورة، مثل الجهات الحكومية أو  الجهات المسؤولة عن تحصيل الضرائب، لكن في هذه المقالة سنركز على المورد والمستهلك وأهميتها بالنسبة لهم.

 

🔵 ما هي الفاتورة ؟

  • وثيقة قانونية يصدرها المورد، مقدم الخدمة، أو منتج السلعة إلى الزبون أو العميل الذي يستفيد من الخدمات المُختلفة ويشتري السلع والمنتجات. تحوي فيها : ( اسم المورد أو مقدم الخدمة، عنوانه، رقم القيد، الختم أو العلامة التجارية )، تُثبت تعامل وتعاقد مقدم الخدمة مع المُستفيد منها دون أعباء مالية تُذكر. أيضًا، تعتبر ضمان للمستهلك بملكيته للمنتج أو السلعة، ووسيلة فعّالة للتأكد من مطابقة البيانات للمشتريات على أرض الواقع.

 

  • تتضمن أيضًا تاريخ إصدارها، السلع أو الخدمات المقدمة، الكمية مضروبة بسعر الوحدة الواحدة، اجمالي المطلوب من الزبون للدفع.

 

🔵 أهمية الفواتير بالنسبة لمشروعك التجاري، تتلخص في الآتي :

 

  1. طلب المال لقاء السلع والمنتجات والخدمات التي تُقدمها.
  2. سجل للعمليات التجارية ( البيع / الشراء ) بين الأطراف المعنية.
  3. دليل على ما قمت به من أعمال، والأموال التي طلبتها وحصّلتها لقاء ذلك.
  4. تحديد شروط الدفع، مواعيد الدفع، التأخيرات الحاصلة.
  5. إثارة إعجاب العُملاء بمقدار التنظيم الجيد، كدليل على الإحترافية في العمل، وقد تدفعهم للتسريع في الدفع، وأخذ الإنطباعات الجيدة، للتعامل المتكرر والمستمر.

 

    🕯 بعد تعرفنا على ماهية الفاتورة، الأطراف المُستفيدة منها، تفاصيل ما تحويه من بيانات، أهميتها بالنسبة لمشروعك التجاري، عليك أن تبحث عن طريقة أو وسيلة لإصدار وتحرير وحفظ وأرشفة هذه الوثيقة المهمة، للرجوع إليها عند الحاجة.

 

أي عمل تقوم به في أي مجال، بإمكانك أن تقوم به بشكلٍ تقليدي أو بشكلٍ عصريّ، الأسلوب التقليدي في تحرير الفواتير هو طباعة دفتر فواتير مخصص، يحوي عدد كبير ولكن محدود من النماذج الفارغة المُصممة مُسبقًا وفق معايير عالمية معروف للفواتير بشكلٍ عام،  بحيث يتم تحريرها من قبل المحاسب أو مسؤول المبيعات يدويًا بخط يده، واعطاء نُسخة منها للزبون. الأسلوب العصري، هو النموذج الإلكتروني منها، بحيث يتم إنشاء وتحرير الفاتورة، الإضافة والتعديل عليها، اصدارها وحذفها من خلال نظام إلكتروني أو تطبيق على الحاسوب أو الأجهزة الذكية، وتخزينها في قواعد بيانات مخصصة لذلك، بحيث تُمكنك من مشاركتها عبر فضاء شبكة الإنترنت بكل احترافية، تُمكنك من تحصيل الأموال أون لاين ( عبر الويب ) بدون أي مشاكل.

 

    🔵 حتى نُساعدك على اتخاذ القرار الصحيح بالأسلوب الأمثل، وضعنا تلك المقارنة البسيطة بين يديك :

 

الرقم وجه المقارنة الأسلوب التقليدي الأسلوب العصري
1 السرعة والدقة والوضوح
    • أقل سرعة في التحرير
    • احتمالية عدم فهم الخط
    • احتمالية أخطاء أكثر أثناء الكتابة
    • سرعة أكبر في التحرير.
    • خطوط طباعة واضحة
    • مسح وتعديل أي أخطاء لحظية
2 المرونة والمشاركة
      • ارسالها بالبريد العادي
      • تسليمها باليد للزبون
      • اعتماد نموذج يصعب التعديل عليه

 

    • ارسالها عبر  البريد الإلكتروني
    • مشاركتها عبر الشبكات الإجتماعية
    • امكانية طباعتها وتسليمها باليد
    • مرونة عالية في التعديل على قوالب التصميم
3 الإحترافية
    • احترافية جيدة إلى متوسطة
    • احترافية عالية، دقة، وسرعة ومرونة.
5 امكانية الإسترجاع
    • البحث اليدوي في الدفاتر
    • البحث الإلكتروني السريع في قواعد البيانات
6 التلف والضياع
    • احتمال ضياعها بين فوضى الأوراق والوثائق
    • احتمال تعرضها للتلف أكبر، البلل، الحرق والتمزيق.
    • احتمال ضياع شبه مستحيل.
    • يتم ارشفتها في قواعد بيانات، مع اخذ نسخ احتياطية بشكل دوري منها
    • النسخة الأصلية هي النسخة الرقمية وليست الورقية.
7 التكلفة الإجمالية
    • مع نمو الأعمال، تكاليف الطباعة ستكون حتمًا أكبر للدفاتر.
    • وقت أطول في التحرير، يعني جهد أكبر في التحصيل، أي تكلفة أعلى.
    • سرعة في التحرير، يعني وقت أقل، أي تكلفة اجمالية رمزية.
    • صعوبة التلف والضياعة وسرعة في الإسترجاع والبحث، يعني تحصيل أعلى وبالتالي تكلفة أقل.

 

وصلنا الآن إلى نهاية المقالة، حيث وضعنا بين أيديكم كرجال أعمال أهم المفارقات ما بين استخدام الأسلوب التقليدي والأسلوب الحديث، حيث كانت الأفضلية بلا شك للأساليب التقنية والتكنلوجية بشكلٍ كبير في ادارة الفواتير أون لاين. هناك الكثير من الأدوات والتطبيقات التي تُساعدك على إدارة الفواتير وتحصيلها عبر شبكة الإنترنت ( أونلاين ) مثل تطبيق #فاتورة، كحل الكتروني فريد من شركة مكتب يعمل على الويب وعلى مُختلف الأجهزة الذكية.