بعض الاجتماعات مضيعة كلية للوقت، ولا يوجد شيءٌ أكثر ازعاجاً من ايقافك أعمالك وحضور اجتماعاً لا جدوى منه.
من المدهش كم يضيع من الوقت على اجتماعات كهذه، ففي الواقع يقوم الموظف الطبيعي بإضاعة 31 ساعة وسطياً، كل شهر في اجتماعاتٍ عديمة الجدوى. هذا الوقت الضائع كان بإمكانك الاستفادة منه في أعمالٍ قد تقربك من هدفك، تساعدكعلى اكتساب مهارةٍ أخرى أو حتى تقدم لك فرصة التواصل مع الآخرين.
والحل لهذه المشكلة يكمن في إحدى الطريقتين التاليتين:
ولتتعلم الطريقة الثانية، وتتعرف على كيفية جعّلِ اجتماعاتك أسرع وأكثر فعالية، تحقق من الإنفوغرافالتالي حيث سنتحدث عن كيفيةوضع برنامج عمل قبل الاجتماع، عدد الأفراد المثالي في الاجتماع، كيف تعلم أن الحاضرين يفهمون ما تريد والكثير أيضاً…
الانفوغراف
9 طرق لتحظى باجتماعٍ مثمر
الاجتماعات قادرةٌ على جعل عمل الجميع أسهل عندما يتم عَقدُها بشكلٍ صحيح، فخمسةُ دقائقَ قادرةٌ على توفير الوقت والمال. وبالرغم من ذلك غالباً ما تشغل الاجتماعات كامل جدول عملك، ولا تساعدك بشيء.
إضاعة الوقت، إضاعة المال
62 اجتماع يحضره الموظف الاعتيادي وسطياً في الشهر
1\2 هذه الاجتماعات تعتبر مضيعة للوقت
31 ساعة يتم إمضاؤها في اجتماعاتٍ عديمة الجدوى شهرياً
الولايات المتحدة تخسر 37 مليار شهرياً بسبب الاجتماعات عديمة الجدوى.
كيف تعقد اجتماعاً فعالاً
1 – قم بتحديد خطةِ عملٍ مسبقاً
من المفيد أن يستعد الموظفون قبل عقد الاجتماع،
فوضع خطة عملٍ محددة، تتيح للحاضرين أن يستعدوا لها مسبقاً، مما يجعل الاجتماع هادفاً ومثمراً.
2 – قم بتعين مديرٍ للاجتماع
قم بتعين مديرٍ يشعر بالراحة بإدارة الاجتماع، ولا يواجه مشكلة بالالتزام بجدولٍ زمني.
قم باختيار فردٍ موثوقٍ ومحترمٍ من قبل أعضاء الفريق.
3 – حاول أن تمنع استخدام الأجهزة الإلكترونية
قد يتشتت انتباهك بين الاتصالات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية والإشعارات خلال يوم العمل.
إذا كان من الممكن حاول أن تتخلى عن الأجهزة الإلكترونية خلال الاجتماع.
4 – احصر عدد الأفراد في الاجتماع ليصبح بين 4-7 أفراد
“كِثرَةُ الأيدي على الطَبخةِ قد تحرقها”، وكذلك الأمر بالنسبة لعدد الأفراد في الاجتماع.
سيتوجب عليك أن تتحلى ببعض الأدب، ولكن حاول جاهداً أن تحصر الاجتماع بين الأشخاص المهمين لأداء العمل فقط، بغض النظر عن الحاضرين سابقاً أو ما يتوقعه الآخرون.
5 – اعتمد على سياسة الساعة السويسرية
إذا كان فريقك يواجه صعوبةً في الالتزام بحضور الاجتماع في الوقت، حاول أن تعتمد وقتاً محدداً لبداية الاجتماع ونهايته كأن تقول أن الاجتماع يبدأ في الساعة 9:23 صباحاً وينتهي في الساعة 9:44 صباحاً.
فعندما تكون دقيقاً جداً يشعر موظفوك بالفضول، ويلتزمون ببداية الاجتماع ونهايته – حاول تفادي أي تأجيل ممكن.
6 – اترك الحديث عن المستجدات للبريد الإلكتروني
عندما تعقد اجتماعاًبهدف الحديث عن آخر المستجدات مع فريقك فإنك بذلك تنهك فريقك، وتستهلكٌ قدراتهم الإبداعية.
أذا كان بإمكانك الحديث عن المستجدات بالبريد الإلكتروني، فلا تعقد الاجتماع.
7 – انقل مكان الاجتماع للخارج
عَقدُ الاجتماعات بالطريقة التقليدية هو أمرٌ لا بأس به، ولكن في حال لم يكن هنالك معاملاتٌ ورقية، لما لا تقوم بالمشي والحديث؟
كما يمكنك أن تعقد اجتماعاً شخصياً فرد-لفرد في مقهى محلي للتخلص من الضغط، ولتتيح الإمكانية للتعبير عن الرأي.
8 – حافظ على الاجتماعات قصيرةً بقدر الإمكان
يَنتبِهُ الأفراد في الاجتماعات القصيرة، لذلك حاول أن تمنع الأحاديث الجانبية وحافظ على الاجتماع أقصر ما يمكن.
اظهرت الدراسات أن الأفراد يميلون لعدم طرح الأسئلة، والتركيز عندما يكون الاجتماع قصيراً، لذلك حافظ على اجتماعاتك دون الساعة دوماً.
9 – استغل آخر عشر دقائق لمراجعة النتائج
كي تسير قُدُماً تأكد من أن الجميع يعلمون ما يجب عليهم القيام به، متى وكيف تتوقع منهم أن يقوموا بذلك.
التعاون هو مفتاح العمل الناجح.
اتبع هذه النصائح لتتأكد أن اجتماعاتك تستغل وقت الجميع على أكمل وجه، بمن فيهم أنت.
المصدر:
http://blog.hubspot.com/marketing/effective-meetings-tips#sm.000kvhf2x1ctqcwhuuy277f80i3tw
